Comment organiser un meetup ?  

Partagé par GdArros le 06/09/2016  —  4 min de lecture

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Qu'est-ce qu'un meetup ?

Un meetup est un événement au cours duquel des personnes unis par un intérêts communs (engagement politique, sport, culture, technologie, etc.) se rencontrent. 

Meetup est le mot anglais pour "rencontre" ou "rassemblement". Ces rassemblements n'ont pas de statut juridique particulier. Ils peuvent être organisés par n'importe qui, n'importe quand.

Le thème

Avant toute chose, pour pouvoir créer et organiser un meetup, il faut une idée évidemment. Sur quel(s) thème(s) vont être portés vos meetups ? Cette idée peut être simplement un mot clé comme "Nutrition". 

Ainsi, vous pouvez décider de lancer le groupe meetup "Nutrition" à l'occasion duquel vous rassemblerez des passionnés et des curieux pour débattre sur des sujets spécifiques au thème principal.

Au sein d'un groupe meetup des meetups sont organisés sur des sujets préalablement définis. Les membres sont ainsi libres de venir si le sujet du rassemblement les intéresse.

Les organisateurs

A l'évidence, pour faire naître un groupe meetup, il faut un ou plusieurs organisateurs qui seront en charge des points suivants.

Il est très important, comme pour une société, de bien choisir ses associés organisateurs. Cela permet une bonne dynamique de groupe, une bonne entente générale, et donc un bon déroulement et une bonne organisation des meetups.

La salle

Un meetup est toujours un rassemblement physique, vous vous devez donc d'avoir un lieu où dispenser les animations, débats, présentations, etc.

Les meetups étant généralement proposés le soir (c'est plus facile pour les gens qui travaillent ;) ), il est préférable d'avoir un espace en intérieur.

Si vous avez vous-même un local c'est parfait ! Cependant, si vous n'avez rien et que vous ne souhaitez pas en louer un, il faudra passer par un partenaire.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi demander une participation financière à vos membres.

Les partenaires

Les partenaires sont généralement des entreprises ou des associations qui ont un intérêt à ce que vous parliez d'eux dans vos meetups.

Ceux-ci peuvent vous proposer de vous aider financièrement pour que vous puissiez proposer un pot aux participants (ou autres), ou bien vous proposer une salle pour que vous soyez directement dans leurs locaux et qu'ils se fassent connaître ainsi.

Reprenons l'exemple du groupe meetup "Nutrition". Admettons que vous ayez besoin d'une salle et que vous souhaitez proposer un pot aux participants à la fin.

Vous décidez donc de vous rendre dans un magasin bio qui vient juste d'ouvrir et parlez au gérant de votre projet. Vous n'oubliez évidemment pas de demander à ce magasin s'il est intéressé par un éventuel partage de ses locaux pour l'organisation du meetup et une participation financière pour la dispense d'un pot.

Le gérant du magasin le sait, il doit se faire connaître et l'opportunité de ramener régulièrement des gens intéressés par la nutrition dans sa boutique est fabuleuse ! Il accepte donc. Cependant, démarrant tout juste, il ne souhaite pas engager une aide financière pour votre pot de fin de meetup.

Ni une ni deux, vous ne vous découragez pas et envoyez un email à la nouvelle chaîne de restauration rapide, qui propose de manger "healthy" comme ils disent, pour leur demander une aide financière contre de la visibilité auprès des participants au meetup

Une superbe opportunité pour cette chaîne aussi qui souhaite se faire connaitre rapidement auprès de sa cible. Elle accepte.

Vous voilà donc organisateur d'un meetup avec deux partenaires.

La communication

Maintenant que vous avez votre meetup, il vous faut des participants... Ils constituent votre cible. Vous devez donc cibler les personnes qui sont intéressées par votre thème. La nutrition si l'on reprend notre exemple.

Vous pouvez donc vous tourner vers le site Meetup qui propose de créer son groupe contre une cotisation mensuelle proportionnelle à la taille du groupe (2,99 USD jusqu'à 50 membres, 4,99 USD au delà). Grâce à ce réseau très dynamique, vous aurez rapidement des participants sans avoir à faire de démarche. Les gens viennent à vous car ce que vous proposez leur plaît.

En revanche, si vous ne souhaitez pas investir pour votre meetup, vous pouvez très bien faire sans. Il vous faudra dans ce cas chercher vous-même vos participants. Cela peut se faire par le bouche à oreille si vous connaissez des gens intéressés par votre thème. Les réseaux sociaux sont aussi un puissant vecteur pour trouver des gens par centre d'intérêt. Vous pouvez aussi envoyer des emails... Un vrai travail de commercial !

N'hésitez pas à créer une page Facebook pour promouvoir votre groupe et vos événements.

Pensez à toujours préparez le programme de vos rencontres et à le communiquez à vos membres. C'est comme au cinéma, si vous ne savez pas quel film vous allez voir, il y a peu de chance que vous veniez...

Vous n'avez plus qu'à lancer vos événements !


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